为加强西班牙语国家村的建设、规范西语村管理，使西语村更好地为教学、科研工作服务，根据国家教委有关高等学校实验室评估标准和档案管理工作规范的要求，特制定本制度。

一、西班牙语国家村档案的内容

1.西语村管理和建设部分：上级有关地球村建设和管理的文件；西语村人员基本情况表；西语村建设计划申报材料；西语村总结材料；西语村各类规章制度；岗位责任制；西语村工作计划；活动记录；培训计划及实施情况等材料。

2.西语村教学部分：课程教学计划；实验教学大纲；实验教材（实验指导书）；实验教学考核办法及试卷。开出实验记录；有关实验教学的记录报表等；实验教学方法研究、文字材料等。

3.西语村仪器设备部分：仪器设备管理的各项规章制度；仪器设备的固定资产帐(卡)技术资料；借用登记记录；使用、检修、标定、故障记录等。

二.西班牙语国家村档案的管理

1.根据西语村工作档案的内容，有关的工作人员、教师和管理人员，有责任和义务作好有关材料的收集和事项记录，并提供给档案管理人员。

2.有专人(或兼职)负责工作档案的管理工作。

3.西语村档案管理人员对工作档案的内容进行编目整理、归档保存。如需借阅应办理手续，并及时归还。

4.档案管理人员变动时，要及时做好工作档案的移交，保存工作。

5.关于设备档案的归档要求和管理按设备处有关规定执行。